Chắc hẳn trong công việc đôi lúc bạn sẽ có cơ hội đến trung tâm triển lãm hoặc tham gia các buổi tiệc giao lưu giữa các doanh nghiệp, lúc đó bạn sẽ nhận được rất nhiều những tấm danh thiếp của các đối tác để trao đổi và hợp tác. Khi nhận về một lúc hàng chục thậm chí là hàng trăm danh thiếp, việc lưu trữ phân loại và tìm kiếm thông tin liên lạc để chào hỏi thường rất mất thời gian. Bạn sẽ phải gõ lại thông tin về tên, số điện thoại, email của mọi người vào máy tính. Công việc này hiệu suất không cao mà lại dễ nhầm lẫn sai sót dẫn đến không gọi được hoặc gửi đến nhầm địa chỉ mail.
Tại sao không quản lý danh thiếp như sổ địa chỉ trên Excel?
Có rất nhiều phần mềm để lưu trữ thông tin nhưng cách đơn giản và hiệu quả nhất chắc phải kể đến là Excel. Bạn có thể chia làm nhiều sheet như Khách hàng, Nhà cung cấp.. và có thể phân loại theo ngành nghề. Khi cần lấy thông tin để liên lạc, bạn có thể dùng bộ lọc để tìm từ khóa gợi nhớ khi không nhớ chính xác. Và còn 1 lợi ích quan trọng là bạn có thể từ đây tạo nguồn dữ liệu để sử dụng gửi email hàng loạt trong Outlook.
Làm sao để chuyển đổi danh thiếp dạng hình ảnh sang text?
Về chuyển đổi nhận dạng hình ảnh sang text là OCR (Optical Character Recognition) thì cũng không ít những phần mềm có thể làm được và có nhiều chức năng từ đơn giản đến nâng cao, miễn phí hay trả phí.
Nhưng trong bài viết này, tác giả muốn giới thiệu đến các bạn phần mềm miễn phí và đơn giản nhất thích hợp để lưu dữ liệu vào Excel đó chính là Google Lens.
Để sử dụng chức năng này bạn cần cài app Google vào điện thoại.
Sau đó , bạn mở ứng dụng lên và nhấp vào biểu tượng máy ảnh bên trái của thanh tìm kiếm.
Phần mềm sẽ chuyển giao diện như lúc đang chụp ảnh, bạn đưa danh thiếp vào khung hình và nhấp nút tìm kiếm-> chọn văn bản-> nhấp vào biểu tượng > để xem thêm tùy chọn -> sao chép vào máy tính -> chọn máy tính cần sao chép vào ( máy tính nào bạn đang đăng nhập tài khoản google chrome sẽ hiển thị)
Bước cuối cùng là bạn vào trang tính của Excel trên máy tính và dán văn bản đã sao chép bằng lệnh Ctrl+V sẽ lấy được thông tin chữ và số có trên danh thiếp mà không phải gõ tay. Từ đây bạn thỏa mái sao chép vào hàng hay cột bạn cần.
Lưu ý
- Với văn bản rõ ràng, in trên giấy trắng, ánh sáng tốt:
→ Độ chính xác OCR của Google Lens thường đạt ~95–99%.
(Tức là hầu như không sai ký tự nào, nhất là tiếng Anh, tiếng Việt, tiếng Nhật, tiếng Trung phổ biến.) - Với văn bản in mờ, nghiêng, bị bóng hoặc phông chữ lạ
→ Độ chính xác giảm còn 70–90%, tùy độ khó.
Mẹo tăng độ chính xác
- Chụp thẳng góc, sáng rõ, phông nền tương phản cao
- Dùng nét AF (autofocus) để rõ chữ
- Tránh chữ bị cong / nằm trên vật thể bo tròn
